News:

Erstattungen & Fördermittel

Vielen Dank für dein Engagement in unserer Community! Damit wir unser Budget sinnvoll einsetzen und weitere Projekte fördern können, brauchen wir Belege, die das Finanzamt akzeptiert. Ein abgelehnter Beleg bedeutet verlorene Mehrwertsteuer — und das fehlt uns dann bei der Förderung anderer Projekte.

Diese Hinweise gelten für alle Ausgaben, die wir vorab gemeinsam vereinbart haben.

Wie viel bekommst du erstattet?

Erstattet wird der niedrigere der folgenden zwei Beträge:

  • Die Summe deiner eingereichten Belege, oder
  • Dein genehmigter Betrag

Beispiel: Du hast €400 genehmigt bekommen, aber nur €280 ausgegeben? Du bekommst €280 erstattet.

Wir möchten den Aufwand für alle so gering wie möglich halten — für dich genauso wie für uns. Wir wissen, dass das manchmal fiddelig ist, und erwarten keinen perfekten Beleg um jeden Preis.

Bevor du zahlst — kurz diese Liste checken

Den einfachsten Weg zu einem gültigen Beleg gibt es schon vor der Zahlung: einfach kurz fragen. Ein paar Ausgabenarten brauchen etwas Aufmerksamkeit im Voraus.

Einzelbelege über €250

Bei jedem Beleg über €250 muss eine Rechnung auf Python Software Verband e.V. ausgestellt werden (Adresse siehe unten). Das klappt meistens problemlos beim Kauf — im Nachhinein ist es oft sehr schwer zu korrigieren.

Hotels

Bitte beim Check-in direkt darum, die Rechnung auf Python Software Verband e.V. (Adresse unten) auszustellen. Unbedingt vor Ort klären — nachträglich ist das kaum möglich.

Restaurants & Verpflegung

Bei Gruppenessen reicht ein gemeinsamer Beleg für alle. Bitte beim Einreichen kurz notieren: Anzahl der Personen, ihre Namen und Anlass des Essens.

Pizza-Lieferung & Catering

Gleiche Regeln wie beim Restaurant. Bei Beträgen über €250 bitte beim Bestellen direkt die Rechnungsadresse von Python Software Verband e.V. angeben.

Flüge

Buchungsbestätigung oder E-Ticket reichen aus — hier gibt es nichts Besonderes zu beachten.

Bahn

Das Ticket selbst ist kein gültiger Beleg. Du musst bei der Deutschen Bahn eine separate Rechnung anfordern — das geht bequem auf ihrer Website.

Rechnungsadresse

Python Software Verband e.V.
p. Adr. Pioneers Hub gGmbH
Friedrich-Ebert-Anlage 27
69117 Heidelberg
Germany

USt-IdNr. DE287430795

Nur für Ausgaben in Polen: PL5263778159

Was muss auf dem Beleg stehen?

Zwei Dinge sind auf jedem Beleg Pflicht — unabhängig vom Betrag:

  1. Der Mehrwertsteuersatz als Zahl — z.B. 7% oder 19%. Allgemeine Aussagen wie „inkl. gesetzlicher MwSt." werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
  2. Bei Belegen über €250: Die Rechnung muss zusätzlich Python Software Verband e.V. als Empfänger nennen und die Mehrwertsteuer als eigene Position ausweisen.

So reichst du ein

  1. Ein PDF pro Beleg — bitte nicht mehrere Belege in einer Datei zusammenfassen.
  2. Auf Qualität achten — ein scharfes, gerades Foto reicht völlig. Bitte keine Weitwinkelaufnahmen vom ganzen Tisch oder der Umgebung.
  3. Alle Belege in einer E-Mail senden an: reimbursements@pysv.org

Wir versuchen, alles innerhalb von sieben Werktagen zu bearbeiten.